Thế giới của công việc đang thay đổi, theo Alexandra Cavoulacos và Kathryn Minshew, những người sáng lập trung tâm nghề nghiệp trực tuyến Muse và các tác giả của Quy tắc làm việc mới. Thực hiện theo lời khuyên của họ để theo dõi nhanh tiến độ nghề nghiệp của bạn và tìm thêm thời gian để làm những điều bạn yêu thích.
Quản lý thời gian của bạn hiệu quả hơn không chỉ có nghĩa là tổ chức danh sách việc cần làm của bạn. Nó cũng có nghĩa là học cách suy nghĩ khác nhau về giá trị thời gian của bạn. Thông thường, sự thay đổi tâm trí này có nghĩa là không biết phải làm gì và phải ngừng làm gì. Nói không, cho bạn ranh giới, và hiểu liệu tất cả các nhiệm vụ trong danh sách công việc của bạn thực sự cần thiết hay quan trọng có thể tạo ra sự khác biệt lớn về năng suất của bạn - và hạnh phúc của bạn. Hãy thử tự kiểm tra với danh sách năm câu hỏi này để đảm bảo bạn đang đầu tư thời gian của mình tốt.
1. Bạn có "tự mình" vào cái chết?
Nhiều người có nhu cầu sâu sắc để được yêu thích. Kết quả là, họ nói có cho gần như tất cả mọi thứ được yêu cầu của họ. Vấn đề là, điều này làm cho nó không thể làm mọi thứ tốt, và giảm bớt thời gian và năng suất của họ. Hãy xem mười yêu cầu cuối cùng bạn nhận được (ngoại trừ các bài tập từ sếp của bạn, mà bạn có thể không có quyền kiểm soát). Nếu bạn nói có hơn một nửa, có lẽ là lúc bạn nên bắt đầu nói không.
2. Bạn có ủy nhiệm đủ không?
Cho dù bạn có phải là người quản lý hay không, đều có cơ hội để ủy quyền cho đồng nghiệp. Nếu bạn đang tự mình làm mọi thứ và nghĩ rằng "tôi sẽ làm điều đó nhanh hơn", bạn có thể là người đại diện. Hãy xem xét kỹ các nhiệm vụ của bạn trong tuần qua. Tất cả những người đó có thực sự là mô tả công việc của bạn không? Nếu không, bạn muốn bắt đầu ủy quyền nhiều hơn.
3. Mọi thứ trong danh sách việc cần làm của bạn có cần thiết không?
Đừng nhìn vào danh sách việc cần làm bất tận như là một thách thức để hoàn thành tất cả nhưng là một thách thức để ưu tiên. Nếu bạn chưa giải quyết một công việc nào đó trong nhiều tuần, hoặc nếu bạn tiếp tục đẩy nó vào một ngày sau đó, đó có thể là dấu hiệu cho thấy nó không thực sự cần thiết. Sử dụng người quản lý và đồng nghiệp của bạn làm bảng âm để cố gắng xóa các mục không cần thiết khỏi danh sách việc cần làm của bạn, vì vậy bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các mục có mức độ ưu tiên cao sẽ chuyển mục tiêu của bạn lên phía trước.
Gặp sự cố khi xóa việc cần làm tại nơi làm việc? Đi qua từng loại và ghi lại tác động sẽ có (ví dụ "cơ hội doanh thu" hoặc "tăng trưởng người dùng"). Bạn sẽ ngạc nhiên về việc có bao nhiêu mục không phù hợp với công ty của bạn hoặc mục tiêu cá nhân. Nếu đây là trường hợp, hãy để họ đi.
4. Bạn có thực sự cần phải được tại cuộc họp đó?
Tin tức flash: bạn không cần phải đồng ý tham gia mọi cuộc họp mà bạn được yêu cầu tham dự. Đừng nghĩ rằng bạn phải là nô lệ cho những người vô tình thêm các cuộc họp vào lịch của bạn mà không hỏi (mỗi nơi làm việc đều có chúng!). Biết rằng bạn có quyền từ chối mọi thứ không quan trọng đối với công việc của bạn.
Đặt một thanh cao để cung cấp cho mọi người thời gian của bạn và bạn sẽ thấy rằng một số câu hỏi có thể được phân loại hiệu quả hơn qua email hoặc bằng cách nhấc điện thoại lên trong một khoảng thời gian nhỏ để giải quyết trong cuộc họp. Hãy thử, "Cảm ơn lời mời, nhưng tôi không chắc đây là cách sử dụng thời gian tốt nhất của tôi, và tôi tin rằng các bên khác có thể tiến lên mà không có tôi" hoặc "Vì lợi ích của thời gian, tại sao không chúng tôi thử băm này qua email? Đây là các bước hành động tiếp theo của tôi.”
5. Bạn có phải là nô lệ trong hộp thư đến của mình không?
Nói về những điều bạn không cần phải làm: bạn không cần trả lời mọi email. Tự cấp phép lưu trữ email không liên quan và “FYI” mà bạn được sao chép. Và trong khi bạn đang ở đó, hãy hủy đăng ký khỏi bất kỳ bản tin nào bạn đã đăng ký và không đọc. Hãy tin tưởng chúng tôi - nếu bạn không có thời gian để đọc nó ngay bây giờ, có thể bạn sẽ không bao giờ muốn.
ĐỀ NGHỊ: Làm thế nào để quản lý phiền nhiễu công nghệ và tập trung vào công việc
